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Social Enterprise Content Management (ECM): Wissen einfach und sicher teilen.

Die mobile Vernetzung über Soziale Medien hat die Art und Weise in der Wissen vermittelt und aufgenommen wird grundlegend verändert. Der klassische Informationsfluss ging immer in eine Richtung – von der „wissenden“ zu „unwissenden“ Instanz. Heute findet ein vernetzter, vielfältiger Informationsaustausch in alle Richtungen statt. Während Wissen in der Vergangenheit vornehmlich in strukturierten Texten zusammengefasst war, setzt es sich heute aus einer Vielzahl von Fragmenten, Eindrücken, Erfahrungen sowie aus Bildern und Videos zusammen.

Vollkommenes Wissen ist nicht erreichbar. Der persönliche Kenntnisstand wird heute bei jeder Interaktion über digitale Kommunikationswege neu bewertet und ergänzt.

Die vielfältigen Möglichkeiten der Informationsaufnahme sowie das Teilen von Informationen oder Eindrücken über soziale Medien, beeinflusst bereits heute die Anforderungen an eine moderne Informationsinfrastruktur in Unternehmen oder Organisationen.

Die strukturierte und digitalisierte Archivierung oder Verarbeitung von Dokumenten, Verträgen oder Rechnungen in Form von klar definierten aber individuellen Prozessen ist und bleibt dabei der primäre erfolgsentscheidende Faktor. Einfache Zugänglichkeit von Wissen, Konformität mit rechtlichen Vorgaben sowie eine möglichst hohe Daten- und Informationssicherheit sind hier nach wie vor die Leitmotive.

Darüber hinaus aber muss sichergestellt sein, dass Mitarbeiter jederzeit innerhalb des Unternehmens oder sogar über Organisationsgrenzen hinaus, in informellen Arbeitsgruppen zusammenarbeiten können. Das dynamische Teilen, Bewerten und gemeinsame Fertigstellen von Dokumenten ist in kurzer Zeit ein unverzichtbarer Produktivitäts- und Zufriedenheitsfaktor geworden.

Schließlich bleibt noch der Bedarf, Dokumente auch über die Unternehmensgrenzen hinaus zu teilen oder aber als Ersatz für klassische Post oder E-Mail in sicheren, digitalen Postfächern bereitzustellen. An der oft undefinierten Schnittstelle zwischen Unternehmens- und Privatbereich kommen aktuell überwiegend Cloud-Dienste zum Einsatz, die den heutigen Ansprüchen an Datensicherheit nicht gerecht werden.

Will man jedoch den nahtlosen Übergang von Informationen und Dokumenten aus gesicherten digitalen Unternehmensdiensten zu privaten Empfängern sicherstellen, ist ein Cloud Dienst, allein aus Kostengründen, unumgänglich. Es gilt also einen Dienst zu finden, der die Anwender mit Design und einfacher Funktion begeistert, sich nahtlos in die Unternehmen-IT integriert und in Bezug auf die Sicherheit höchsten Ansprüchen gerecht wird.

Dokumentenmanagement- und digitale Prozesslösungen sind in Unternehmen die zentralen Anwendungen, die für das Teilen von Informationen und Dokumente prädestiniert sind. Unternehmen und Behörden erwarten von den Herstellern solcher Lösungen Antworten auf die Frage wie Cloud-Dienste sicher und kontrolliert genutzt werden können um den Privatanwender komfortabel in digitalisierte Prozesse einbeziehen zu können.

Dieser Anforderungskatalog ergänzt die Begriffe des klassischen Enterprise Content Managements (ECM) oder des Dokumenten Management Systems (DMS) absolut gerechtfertigt um die Komponente „Social“.

„Social ECM“ ist also kein Kunstbegriff der IT-Industrie, er beschreibt eine Notwendigkeit.

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Bruchlandung im Vertragsmanagement

Laut einem Bericht im Handelsblatt vom 07.10.2014 wird der deutsche Steuerzahler für das „System Eurofighter“ bis zur Ausmusterung des letzten Flugzeugs ca. 60 Milliarden Euro ausgegeben haben. Dabei macht der Anschaffungspreis von ca. 14 Milliarden Euro für 143 Flugzeuge nur etwa 25% der Gesamtaufwendungen aus. Viel Geld dafür, dass aktuell nur 8 der momentan 109 Flugzeuge voll einsatzbereit sind, maßgeblich wegen Mangel an Ersatzteilen.

Die Unternehmensberatung KPMG hat ein mangelhaftes Vertragsmanagement als einen der Gründe für das Desaster identifiziert. Der Eurofighter ist ein internationales Projekt, bei dem eine Vielzahl von Anbietern gemeinsam das fertige System liefert. Knapp 2.000 nationale und internationale Verträge sind Grundlage der Zusammenarbeit und der Steuerung des Projektes.

Dennoch oder gerade deswegen ist es nicht gelungen, das Flugzeug zu den ursprünglich angestrebten Terminen im budgetierten Kostenrahmen zu liefern. Dennoch oder gerade deswegen ist unklar, wer für die Verzögerungen, Unzulänglichkeiten und Mehrkosten verantwortlich ist und haftet. Man hat schlicht den Überblick verloren. Auch gutgemeinte Reaktionen haben die Situation durch ungeahnte Wechselwirkungen eher noch verschlechtert. Stichwort: Ersatzteil Lieferstopp!

Wäre der Eurofighter ein kommerzielles Produkt für einen gewerblichen Markt, hätte das Projekt für den Betreiber oder Anbieter mit großer Sicherheit den Ruin, zumindest aber eine existenzbedrohende Krise bedeutet. Oder anders gesagt: In der Wirtschaft könnte man sich so eine Katastrophe nicht erlauben.

Globale Märkte sind geprägt durch hohen Wettbewerbsdruck und große Spezialisierung. Darum wird es zunehmend zur Regel, dass Produkte oder Dienstleistungen von Herstellerkonsortien oder Anbietern gemeinsam erbracht werden. Die Abhängigkeit von Zulieferern und Vertragspartnern nimmt stetig zu.

Damit wird ein effizientes Vertragsmanagement für moderne Unternehmen erfolgsentscheidend. Im komplexen Geflecht multilateraler Verpflichtungen muss jederzeit volle Transparenz herrschen. Wechselwirkungen, Abhängigkeiten, potenzielle Stellschrauben, etwaige Regressansprüche oder Optionen zur erfolgreichen Nachverhandlung müssen jederzeit deutlich erkennbar sein bzw. ins Auge der Verantwortlichen springen.

Der erste Schritt für diese Transparenz ist ein digitales Vertragsmanagement. Als Teil eines Systems für Dokumentenmanagement werden damit auch Anforderungen einer Konformität im Sinne von regulatorischer Compliance sowie einer Revisionssicherheit geregelt.

Papier ist geduldig und Geduld ist eine Tugend. Dem Tempo und den Anforderungen des Geschäftslebens von heute sind Papier-Verträge und die damit verbundenen manuellen Prozesse aber einfach nicht mehr gewachsen.

Nur digitales Vertragsmanagement verleiht letztendlich Flügel.