ECM

S.M.A.C. und Co – über Sinn und Unsinn von Akronymen

Gastbeitrag von Stefan Olschewski

S.M.A.C. als inzwischen überall breitgetretene Abkürzung für die vermeintlichen Megatrends Social – Mobile – Analytics – Cloud … braucht man das? Jedes Kind braucht einen Namen und jede potenzielle Innovation offenbar ein greifbares Buzzword – sonst wüsste man ja gar nicht mehr, wovon man spricht. Oder etwa doch?

Gerade in der eher behäbigen Welt des Enterprise Content Management ist das mit diesen Begrifflichkeiten so eine Sache. Da hat sich der Markt (und ganz langsam auch die potenziellen Kunden) nach kaum mehr als 15 Jahren an das Akronym „ECM“ gewöhnt, da kommen ganz Innovative mit „EIM“ um die Ecke (Enterprise Information Management). Und der Aufschrei ist groß! Wer soll das denn verstehen? Mit dem „S.M.A.C Stack“ wird nun endgültig auch der letzte standhafte Gallier abgehängt. Warum?

Dokumentengebundene Prozesse sind per se schwerfällig und – zugegeben – nicht gerade begeisternd. Oder legen Sie sich gern abends mit einer 200-seitigen Abhandlung über die „Geschäftsprozessoptimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung“ auf die Couch? Höchstens, um darüber möglichst schnell einschlafen zu können. Nur das Versprechen, dass durch eine Digitalisierung der Dokumente und Automatisierung der Abläufe eben diese einfacher, schneller und fehlerloser ablaufen, macht das Thema noch nicht begeisternder.

Begeisterung entsteht im Kopf

Und das auch nur dann, wenn ich beispielsweise eine Innovation selbst erfahren kann. Hier tun sich Anbieter von Lösungen zur Prozessoptimierung, deren Implementierung Jahre dauern kann, schwer. Warum begeistert ein Smartphone mit seinen schlanken Apps? Weil ich es immer dabei habe, weil ich keine langen Anleitungen benötige und weil ich damit immer und überall kurze Abstimmungen mit Freunden oder Kollegen vornehmen kann. Und weil mir eine App echten Mehrwert bringt. Ich kann meinen Gesundheitszustand tracken lassen, meine sportlichen Aktivitäten und Trainingsstatus nachhalten, ich kann Reisen planen und Kinoprogramme abrufen, ich kann chatten und organisieren. Da liegt es doch nahe, eben diesen Nutzen auch im beruflichen Alltag zu vermitteln – und so auch eine (sagen wir einfach mal weiterhin ECM-) Lösung intuitiv und begeisternd in Funktion und Anwendung zu machen.

Und genau damit sind wir wieder beim S.M.A.C. – denn was an den oben genannten Dingen begeistert, ist gerade der soziale Aspekt des Austauschens untereinander, die Mobilität durch tragbare Geräte, die einfachen Analysen durch Reports jeglicher Art auf Knopfdruck und die Ablage all dieser Informationen in der Cloud, sodass sie immer und überall verfügbar sind. Und genau das ist der vielbeschworene S.M.A.C.-Stack!

Jetzt müsste es nur noch einen Anbieter geben, der bei aller Erfahrung im klassischen ECM-Umfeld genau diese Begeisterung in seine Produkte aufnimmt. Der kollaborative Aspekte in Workflowprozesse integriert, der einfach zu bedienende Apps als Frontend besitzt oder – noch besser – sich nahtlos in die schon bekannten Oberflächen integriert. Der ein Tool anbietet, das in Sekundenschnelle die Performance des ECM-Systems analysiert und über ein rechtskonformes und revisionssicheres Cloud-Konzept mit Hosting in deutschen Rechenzentren auch noch jegliche relevanten Sicherheitsaspekte berücksichtigt.

 

Die Welt braucht kein S.M.A.C. – sie steckt mitten drin

Dann wird auch der digitale Umgang mit Dokumenten zur wirklichen und konsequenten Alternative – ganz egal, ob als Buzzword dann ECM, EIM oder S.M.A.C. dransteht. In der mehr und mehr vernetzten Welt des Social Business – und genau darin leben wir, geht es darum, seine eigenen Geschäftsprozesse immer neu zu denken und flexibel den Anforderungen des Marktes anzupassen. Nur wer diese Flexibilität lebt, wird auf Dauer wettbewerbsfähig bleiben. Und da spielt es überhaupt keine Rolle mehr, welches wohlklingende – oder gar verwirrende – Label man dranschreibt.

 Zum Autor:

Stefan Olschewski, ist Head of Marketing bei der d.velop AG in Gescher, http://www.d-velop.de      Sie erreichen Ihn unter: Stefan.Olschewski@d-velop.de

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Social Enterprise Content Management (ECM): Wissen einfach und sicher teilen.

Die mobile Vernetzung über Soziale Medien hat die Art und Weise in der Wissen vermittelt und aufgenommen wird grundlegend verändert. Der klassische Informationsfluss ging immer in eine Richtung – von der „wissenden“ zu „unwissenden“ Instanz. Heute findet ein vernetzter, vielfältiger Informationsaustausch in alle Richtungen statt. Während Wissen in der Vergangenheit vornehmlich in strukturierten Texten zusammengefasst war, setzt es sich heute aus einer Vielzahl von Fragmenten, Eindrücken, Erfahrungen sowie aus Bildern und Videos zusammen.

Vollkommenes Wissen ist nicht erreichbar. Der persönliche Kenntnisstand wird heute bei jeder Interaktion über digitale Kommunikationswege neu bewertet und ergänzt.

Die vielfältigen Möglichkeiten der Informationsaufnahme sowie das Teilen von Informationen oder Eindrücken über soziale Medien, beeinflusst bereits heute die Anforderungen an eine moderne Informationsinfrastruktur in Unternehmen oder Organisationen.

Die strukturierte und digitalisierte Archivierung oder Verarbeitung von Dokumenten, Verträgen oder Rechnungen in Form von klar definierten aber individuellen Prozessen ist und bleibt dabei der primäre erfolgsentscheidende Faktor. Einfache Zugänglichkeit von Wissen, Konformität mit rechtlichen Vorgaben sowie eine möglichst hohe Daten- und Informationssicherheit sind hier nach wie vor die Leitmotive.

Darüber hinaus aber muss sichergestellt sein, dass Mitarbeiter jederzeit innerhalb des Unternehmens oder sogar über Organisationsgrenzen hinaus, in informellen Arbeitsgruppen zusammenarbeiten können. Das dynamische Teilen, Bewerten und gemeinsame Fertigstellen von Dokumenten ist in kurzer Zeit ein unverzichtbarer Produktivitäts- und Zufriedenheitsfaktor geworden.

Schließlich bleibt noch der Bedarf, Dokumente auch über die Unternehmensgrenzen hinaus zu teilen oder aber als Ersatz für klassische Post oder E-Mail in sicheren, digitalen Postfächern bereitzustellen. An der oft undefinierten Schnittstelle zwischen Unternehmens- und Privatbereich kommen aktuell überwiegend Cloud-Dienste zum Einsatz, die den heutigen Ansprüchen an Datensicherheit nicht gerecht werden.

Will man jedoch den nahtlosen Übergang von Informationen und Dokumenten aus gesicherten digitalen Unternehmensdiensten zu privaten Empfängern sicherstellen, ist ein Cloud Dienst, allein aus Kostengründen, unumgänglich. Es gilt also einen Dienst zu finden, der die Anwender mit Design und einfacher Funktion begeistert, sich nahtlos in die Unternehmen-IT integriert und in Bezug auf die Sicherheit höchsten Ansprüchen gerecht wird.

Dokumentenmanagement- und digitale Prozesslösungen sind in Unternehmen die zentralen Anwendungen, die für das Teilen von Informationen und Dokumente prädestiniert sind. Unternehmen und Behörden erwarten von den Herstellern solcher Lösungen Antworten auf die Frage wie Cloud-Dienste sicher und kontrolliert genutzt werden können um den Privatanwender komfortabel in digitalisierte Prozesse einbeziehen zu können.

Dieser Anforderungskatalog ergänzt die Begriffe des klassischen Enterprise Content Managements (ECM) oder des Dokumenten Management Systems (DMS) absolut gerechtfertigt um die Komponente „Social“.

„Social ECM“ ist also kein Kunstbegriff der IT-Industrie, er beschreibt eine Notwendigkeit.