Die mobile Vernetzung über Soziale Medien hat die Art und Weise in der Wissen vermittelt und aufgenommen wird grundlegend verändert. Der klassische Informationsfluss ging immer in eine Richtung – von der „wissenden“ zu „unwissenden“ Instanz. Heute findet ein vernetzter, vielfältiger Informationsaustausch in alle Richtungen statt. Während Wissen in der Vergangenheit vornehmlich in strukturierten Texten zusammengefasst war, setzt es sich heute aus einer Vielzahl von Fragmenten, Eindrücken, Erfahrungen sowie aus Bildern und Videos zusammen.

Vollkommenes Wissen ist nicht erreichbar. Der persönliche Kenntnisstand wird heute bei jeder Interaktion über digitale Kommunikationswege neu bewertet und ergänzt.

Die vielfältigen Möglichkeiten der Informationsaufnahme sowie das Teilen von Informationen oder Eindrücken über soziale Medien, beeinflusst bereits heute die Anforderungen an eine moderne Informationsinfrastruktur in Unternehmen oder Organisationen.

Die strukturierte und digitalisierte Archivierung oder Verarbeitung von Dokumenten, Verträgen oder Rechnungen in Form von klar definierten aber individuellen Prozessen ist und bleibt dabei der primäre erfolgsentscheidende Faktor. Einfache Zugänglichkeit von Wissen, Konformität mit rechtlichen Vorgaben sowie eine möglichst hohe Daten- und Informationssicherheit sind hier nach wie vor die Leitmotive.

Darüber hinaus aber muss sichergestellt sein, dass Mitarbeiter jederzeit innerhalb des Unternehmens oder sogar über Organisationsgrenzen hinaus, in informellen Arbeitsgruppen zusammenarbeiten können. Das dynamische Teilen, Bewerten und gemeinsame Fertigstellen von Dokumenten ist in kurzer Zeit ein unverzichtbarer Produktivitäts- und Zufriedenheitsfaktor geworden.

Schließlich bleibt noch der Bedarf, Dokumente auch über die Unternehmensgrenzen hinaus zu teilen oder aber als Ersatz für klassische Post oder E-Mail in sicheren, digitalen Postfächern bereitzustellen. An der oft undefinierten Schnittstelle zwischen Unternehmens- und Privatbereich kommen aktuell überwiegend Cloud-Dienste zum Einsatz, die den heutigen Ansprüchen an Datensicherheit nicht gerecht werden.

Will man jedoch den nahtlosen Übergang von Informationen und Dokumenten aus gesicherten digitalen Unternehmensdiensten zu privaten Empfängern sicherstellen, ist ein Cloud Dienst, allein aus Kostengründen, unumgänglich. Es gilt also einen Dienst zu finden, der die Anwender mit Design und einfacher Funktion begeistert, sich nahtlos in die Unternehmen-IT integriert und in Bezug auf die Sicherheit höchsten Ansprüchen gerecht wird.

Dokumentenmanagement- und digitale Prozesslösungen sind in Unternehmen die zentralen Anwendungen, die für das Teilen von Informationen und Dokumente prädestiniert sind. Unternehmen und Behörden erwarten von den Herstellern solcher Lösungen Antworten auf die Frage wie Cloud-Dienste sicher und kontrolliert genutzt werden können um den Privatanwender komfortabel in digitalisierte Prozesse einbeziehen zu können.

Dieser Anforderungskatalog ergänzt die Begriffe des klassischen Enterprise Content Managements (ECM) oder des Dokumenten Management Systems (DMS) absolut gerechtfertigt um die Komponente „Social“.

„Social ECM“ ist also kein Kunstbegriff der IT-Industrie, er beschreibt eine Notwendigkeit.